El. dokumentų pasirašymo sistema - visi nori dirbti greičiau

Pradėję kompiuterių nuomą siųsdavome individualius komercinius pasiūlymus ir ruošėme sutartis. Naudojome Microsoft Office biuro programas. Atradę greitesnį komercinių pasiūlymų įrankį ir įvaldę Odoo programą, nusprendėme pradėti naudoti ir dokumentų pasirašymą sistemoje.

Įsidiegę el. dokumentų pasirašymo sprendimą į sistemą pajutome, kad dokumentų užpildymas tapo itin greitas ir klientai sutartis pasirašydavo tą pačią dieną. Tuo tarpu anksčiau tai keldavo daugiau nepatogumų ir tam reikdavo kelių dienų.

Užsakymas iš sistemos naudotojo?

Pamenu, kai esamas kompiuterių nuomos klientas paskambino ir pradėjo klausinėti, kokį sprendimą naudojame nuomos sistemai. Naudotojas jau buvo pasirašęs dokumentus su mūsų įmone sistemoje - išbandęs veikimą ir programos privalumas galėjo matyti iš vartotojo pusės. Procesas atrodė pakankamai greitas ir paprastas, todėl paprašė jiems įdiegti šį sprendimą su spec. pritaikymu. Įmonė norėjo rašytis sutartis ir tvarkytis vidinius dokumentus su savo darbuotojais.

Įsibėgėjus Covid kalbėjau su klientu ir teiravausi ar naudoja sprendimą. Mano džiugesiui vadovai sakė, kad šis sprendimas padėjo dirbti toliau - darbintis darbuotojus ir juos siųsti dirbti nepaisant visų Covid ribojimų, nes fizinis kontaktas tapo nebebūtinas. Ką jau kalbėti apie greitį ir spausdinamų lapų taupymą skaitmenizuojant įmonės dokumentus.

Kodėl to reikia?

Dėl laiko taupymo. El. dokumentų pasirašymo sistema ne tik automatiškai generuoja sutartį ar bet kokį kitą dokumentą supildant klientų rekvizitų informaciją, tačiau ir siunčia el. laiškus tiesiai iš sistemos. Yra matoma visa derinimo istorija - jei pavyzdžiui, klientas turi pastabų dėl sutarties.

Jei lyginsime kiek tai sutaupo laiko su standartiniu dokumentų rengimu Office biuro programoje, spausdinimu ir perdavimu pasirašyti ar tiesiog siuntimu el. paštu, tai lyg minutės darbas su darbo diena.

Kaip veikia el. pasirašymo sistema?

Taip atrodo šabloninis laiškas, kurį siunčiame kompiuterio užsakymo patvirtinimui. Klientas spaudžia sutikti ir pasirašyti mygtuką. Taip pat laiške automatiškai prisegamas užsakymas .pdf formatu.

Atsidariusioje nuorodoje rodomas užsakymas. Klientas spaudžia sutikti ir pasirašyti.

Grafiniu būdu klientas nupiešia savo parašą ir spaudžia sutikti ir pasirašyti. Viskas! Dokumentas pasirašytas.

Kaip užpildyti ir siųsti dokumentus sistemoje?

Sistemoje įkeliame dokumentą. Spaudžiame Upload a PDF template.

Įkeltą .pdf dokumentą galime papildyti užnešant kokią papildomą informaciją klientas turės užpildyti rašydamasis dokumentą. Jei nepakanka parašo, galime sudėti papildomus laukus, taip pat ir žymėjimus varnele. Viskas! Spaudžiame siųsti ir suvedame pageidaujamą klientą.

Apibendrinimas

Jeigu rašotės sutartis su klientais ar tiesiog turite daug dokumentų, kurie turi būti pasirašinėjami, būtinai laikas pagalvoti apie dokumentų skaitmenizaciją. Šis sprendimas nėra vienintelis ir nebūtinai tinkamiausias tavo verslui. Pagrindinis jo privalumas - programa už kavos puodelio kainą ir diegimo greitis. Sprendimu pradėti naudotis galima jau rytoj! Fiberta įmonėje naudojame šį sprendimą patys ir diegiame jį klientams.

Užsakyk be įsipareigojimų - mėnesiui El. dokumentų pasirašymo sistema.

Tautvydas

Vadovauja kompiuterių nuomos įmonei nuo 2015 m. Rašo apie nešiojamus kompiuterius, programas verslui ir knygų apžvalgas.

Kontaktai