Google Workspace ir MS Office lyginimas 

Kaip visada, pradėkime nuo prastų naujienų. Prieš keletą metų įmonėje įvyko katastrofa – iki tol neblogai veikusi hostingo tarnyba (neatskleisime pavadinimo dėl savaime suprantamų priežasčių), ėmė ir iškrėtė baisią kiaulystę – užlūžo negrįžtamai. Bandymai atstatyti duomenis nebuvo labai sėkmingi. Viskas dingo, visų darbuotojų el. laiškai ir kita jautri informacija. Tie darbuotojai, kurie naudojosi įmonės el. paštu per Google paštą, senus laiškus išsaugojo ir galėjo dirbti beveik be problemų. Pasisekė tikrai ne visiems, tad keletą mėnesių įmonėje tvyrojo lengvas chaosas, nes sutriko komunikacija su partneriais, tiekėjais, klientais.

Pažįstama situacija? Gal ir jums taip buvo nutikę. O viskas galėjo būti kitaip, jei naudotume patikimą debesies sprendimą iš Google. Kokiu paštu naudojomės tada? Outlook, kaip ir didžioji dauguma įmonių.

Per pastaruosius metus daug kas pasikeitė. Microsoft Outlook ir kiti produktai ištobulinti iki begalybės. Google patikimumas ir reputacija taip pat kilo iki aukštumų. Šiuo metu naudojamės GSuite produktais ir esame ramūs dėl jų veikimo ir patikimumo. Mūsų klientai dažnai klausia – ką rekomenduosite: Google GSuite ar Microsoft Office?

Mūsų nuomone Google GSuite yra mums tinkamesnis sprendimas, tačiau nuspręsti reiktų kiekvienai įmonei atskirai. Viskas priklauso nuo darbo pobūdžio. Taigi, pradžioje palyginkime Microsoft Office ir Google GSuite. Programų, pavyzdžiui Word vs. Docs ar Excel vs. Spreadsheets nelyginsime – su funkcijomis galima susipažinti ir nemokamose versijose.

Esminis skirtumas – programinė įranga

Microsoft Office yra didelė programa, užimanti nemažai vietos kompiuteryje ir sunaudojanti dar daugiau kompiuterio resursų. Senesniems kompiuteriams ši programa gali būti lemtinga, nes padažnėja kompiuterių „pakibimų“. Google GSuite sprendimai veikia debesyje, o tai reiškia, kad NIEKO nereikia įdiegti į jūsų kompiuterį. Tiesiog atsidarote interneto naršyklę ir dirbate.

Nėra interneto? Pastebėjome, kad 5 minutėms dingęs internetas sukelia įmonėse lengvą chaosą. Visi darbuotojai puola lakstyti pas IT administratorių ir skųstis – nėra interneto. Prisiminkite modemų laikus... Tada žmonės tiesiog eidavo gerti kavos ir bendrauti su kolegomis. Bet grįžkime prie mūsų lyginamų produktų. Jei nėra interneto, kai kurie Google GSuite sprendimai turi „neprisijungtas“ (offline) versijas. Taip galite dirbti ir be interneto ryšio, o duomenys bus sinchronizuoti kai internetas atsiras.

Programinės įrangos atnaujinimas – kitas labai erzinantis momentas, kurio nemato GSuite vartotojai. Debesyje visos programos atnaujinamos nuolatos, nereikia žiūrėti į mėlyną ekraną ir skaityti tą patį užrašą „Atnaujiname programinę įrangą 23 proc. Neišjunkite kompiuterio.“

Jei netyčia tektų dirbti iš namų, kur nėra Microsoft Office, problemos garantuotos. Alternatyvios biuro programos naudoja kitokius failų formatus, jų funkcijos gerokai atsilieka nuo MS Office, todėl iš karto jaučiamas diskomfortas. Naudojant GSuite šios problemos nėra, nes visos programos veikia iš naršyklės, nesvarbu, ar tai Chrome, Safari, Firefox, Opera ar Edge.

Bendradarbystės privalumas

Bendradarbystė yra vienas iš esminių GSuite privalumų, nes šis sprendimas yra labai gerai ištobulintas. Nors MS Office turi tokią funkciją, tačiau ji nusileidžia Google GSuite. 

Bendradarbystė yra procesas, kai gyvai keli įmonės darbuotojai dirba prie vieno dokumento ar skaičiuoklės. Tai nuostabu! Iš karto matote, kas pataiso jūsų paliktą klaidą, kaip siūlo pakeisti vieną ar kitą sakinį. Trečias rašo papildomus paragrafus ir visa tai matyti gyvai, esamuoju laiku. 

Naudojant MS Office reiktų viską saugoti, iš naujo siųsti failus į savo kompiuterį ir galų gale pasiklystumėte versijose, o klientui nusiųstumėte vėl ne tą pasiūlymą...

Šis sprendimas idealiai tinka nuotoliniam darbui, nes jame integruotas bendravimo įrankis Hangout (MS Teams atitikmuo).

Dokumentų „svoris“

Microsoft Office programos yra labai geros, to nepaneigsime, tačiau dokumentai, sukurti jomis „sveria“ tikrai nemažai. Ypač, jei juose naudojama daugiau funkcijų, grafinė medžiaga. Labai paprastas pavyzdys. Išrašote sąskaitą MS Excel programa. Įdedate nedidelį savo įmonės logotipą. Eksportuojate į PDF. Viskas atrodo gerai, tačiau toks dokumentas „sveria“ 500 KB. Du tokie dokumentai ir jau megabaitas! Tai gana daug.

Tuos pačius veiksmus atliekate su Spreadsheets programa. Eksportuojate į PDF ir atsisiunčiate į savo kompiuterį vos 70-80 KB „sveriantį“ PDF failą. Nors abi tarnybos suteikia po 1 TB duomenų, el. paštu siuntinėti daug didelių dokumentų gali būti sudėtinga.

Kodėl taip yra? Atsakymas paprastas – Gsuite naudoja universalius duomenų formatus su itin mažai stilių ir išvaizdos tinkinimo detalių, kurių apstu MS Office programose. Tokiu būdu dokumentai, sukurti GSuite yra lengvesni.

O kokia kaina?

Kiek kainuoja MS Office? Kokia Google GSuite kaina?

Čia lyginti labai nėra ko. Microsoft 360 Business Standard planas mėnesiui kainuoja 10,50 euro + PVM (jei užsakoma visiems metams, jei trumpesniam laikui, kaina brangesnė). Google Gsuite Business Standard planas mėnesiui kainuoja 12 JAV dolerių arba 9,90 euro + PVM. Funkcijos panašios, abiem planams suteikiama bent 1 TB vietos diske.

Kaip matote, skirtumas yra vos 60 centų mėnesiui arba 7,2 euro metams. Galima sakyti, kad iš esmės daug nesiskiria, nors GSuite ir yra pigesnis.

Saugumas – labai svarbu!

Pastarųjų metų aktualijos rodo, kad saugumas yra itin svarbus aspektas bet kurios įmonės darbe. Nereikia „kietų“ programišių ir kibernetinių nusikaltėlių iš Rusijos ar Šiaurės Korėjos, kad būtų sutrikdytas įmonės darbas. Kai saugumu rūpinamasi mažai, įmonės duomenis užgrobti gali ir pradedantysis „hakeris“, kurį nusamdė ne itin gerų kėslų vedami konkurentai. Microsoft Outlook duomenis apsaugoti reikia papildomai, tuo tarpu GSuite saugumu rūpinamasi iš karto. Saugumo situacija priklauso nuo IT specialisto, kurio įmonės dažnai neturi ir naudojasi IT administratoriaus paslaugomis, todėl sudėtinga kontroliuoti saugumo situaciją. Google GSuite yra apsaugotas pakankamai gerai, tad mažai tikėtina, kad susidursite su rimtesniais saugumo iššūkiais.

Prieš įsigydami vieną ar kitą biuro programų paketą, visada pasikonsultuokite ir su profesionalais. Mes visada įvertiname realius poreikius ir patariame savo klientui taip, kad jam dirbti būtų paprasčiau, efektyviau ir pigiau. 

Tautvydas

Vadovauja kompiuterių nuomos įmonei nuo 2015 m. Rašo apie nešiojamus kompiuterius, programas verslui ir knygų apžvalgas.

Kontaktai