Pasigirsi, kad gauni begalę laiškų?

Daug laiškų gaudavau ir aš. Visi įmonės laiškai keliavo į bendrą Gmail dėžutę, kurioje su kolega nuolat dalinomės darbus. Net žymėjimus turėjome: svarbus bei skubus laiškas. Naudojantis vienu el. paštu ir siekiant kaip įmanoma greičiau atsakyti klientams, sutarėme, kad tik gavus laišką, jį peržiūrėsime ir laiškai reikalaujantys atsakymo arba sprendimo (tarkime, apmokėti sąskaitą) bus atitinkamai pažymėti. Kiti laiškai peržiūrėti ir palikti atidaryti.

Laiškų pastaruoju metu tik daugėjo. Įsivedėme papildomą žymėjimą - etiketes. Pavyzdžiui, “etiketė sąskaitos” priskyrėme el. laiškams su sąskaitomis.

Ir mėnesio gale, kai buhalterėms reikėdavo pateikti gautas sąskaitas, jų vis tiek trūkdavo. Ieškant pašte su paieška sąskaitas rasdavome, tačiau tai kainavo papildomą laiką. Vis vien atsirasdavo neatsakytų laiškų, kurie net turėjo žymėjimą, tačiau po kelių dienų nukeliavo į trečią puslapį, o po savaitės į septintą. Buvo ir tokių, kurie likę nežymėti tiesiog susiliejo tarp kitų ir liko nepastebėti.

Kaip su tuo tvarkytis?

Iš pradžių atrodo, jei gauni laišką - tiesiog atsakyk. Ir vualia! Deja, dalis laiškų negali būti atsakyti einamuoju momentu, nes reikalauja atsakymo iš trečios šalies, papildomo sprendimo. Ar net atsiųsta sąskaita, kurią reikės apmokėti mėnesio gale. Kaip su ja dirbti tvarkingai? Palikti neskaitytą laišką? Perduoti buhalterijai ir atskirai pasižymėti, kad mokėjimas dar neatliktas, o atlikus mokėjimą peržymėti?

Kuo daugiau taisyklių, tuo sudėtingiau vykdyti. Darbas su Gmail privalo būti paprastas ir aiškus!

Kodėl tai svarbu?

Nesutvarkyti laiškai - lyg netvarka ant stalo, įneša chaosą. Ir kuo daugiau darbo, tuo daugiau pasimetimo bei realios situacijos nebesupratimo.

Jei paprastai, ar gali pasakyti, kiek yra laukiančių atsakymo laiškų tavo Gmail pašto dėžutėje? Negalėjau ir aš. Šį klausimą uždavė mano draugas Emilis, rekomenduodamas sprendimą, kurį naudoja pats.

Ar kada svajojai apie el. paštą, kuriame dėžutė tuščia?

Lyg tikra fizinė pašto dėžutė. Kurią atidarius randi tik naujus laiškus. Senieji laiškai išrūšiuoti: svarbūs padėti į namų stalčių, nesvarbūs išmesti. Pašto dėžutėje juk nelaikai visų gautų laiškų. Kodėl tuomet Gmail pašte Inbox (Gautųjų) aplanke guli netvarkyti laiškai?

Taigi siekiant dirbti maksimaliai lengvai, visų pirma reikia susitvarkyti.

Kaip efektyviai dirbti su Gmail?

Keletas svariausių patarimų, kaip reikia susitvarkyti savo Gmail pašto dėžutę. Trys stupid simple dalykai, kuriuos turi atlikti ir naudoti dirbdamas kasdien:

1. Laiškų archyvavimas Gmail pašte

Archyvavimas - svarbiausias veiksmas norint palaikyti tvarką. Peržiūrėtų laiškų vieta yra archyve. Dabar laikas visus perskaitytus laiškus persikelti būtent ten. Visų laiškų archyvavimui pažymime laiškus, tuomet pažymime visus Gautųjų (Inbox) aplanke esančius laiškus ir spaudžiame archyvuoti mygtuką:

Pavienių laiškų tvarkymas. Atidarytas laiškas, kuriam atsakymo nereikia, iškart perkeliamas į archyvą. Tai padaryti gali paspausdamas archyvavimo (Archive) mygtuką:

Rasti visus archyvuotus laiškus išties paprasta, juos matysi Visi laiškai (All Mail):

Atsakomi laiškai, trumpai tariant, kamuoliukas permestas atsakovui, taip pat archyvuojami. Tam Gmail pašte galima automatiškai parinkti funkciją - standartiškai visi išsiųsti laiškai perkeliami į archyvą. Spaudžiame Nustatymai (Settings) → General skiltyje pasirenkame Show ”Send & Archive” button in reply:

Atsakinėjant į laišką standartinis mygtukas bus “Send & Archive”:

2. Priminimo funkcija Gmail laiškams

Priminimas (Snooze) - jį dažniausiai naudojame sąskaitoms. Gautą sąskaitą perduodame buhalterijai ir laiške pažymime priminimą sąskaitos apmokėjimo datai arba pirmadieniui (tai savaitės diena, kurią atliekame pavedimus tiekėjams). Kol laiškui uždėtas priminimas, jis nėra rodomas Visi laiškai (All Mail) aplanke. Spaudžiame laikroduką ir pasirenkame, kada laiškas turi priminti apie save:

3. Skubių ir svarbių laiškų žymės

Žymėjimas skubu | svarbu. Skubu reiškia, kad į laišką reikia atsakyti kaip įmanoma greičiau. Svarbu žymimi laiškai, kurie negali būti praleisti ir juos dėrėtų vykdyti pirmiausia. Pažymėk etiketę (Label), naujas etiketes kurti ir valdyti reikia čia:

Apibendrinant

Sutiksi, kad taip organizuojant Gmail veiklą, nesunkiai matysi, kiek ištikro šiandien turi atsakyti laiškų? Be abejonės, reikia nepamiršti, kad tik suplanavus dieną, reikia pereiti prie darbo. Jei rytą pradėsi ne peržiūrėdamas ir susitvarkydamas pašto dėžutę, o tiesiog atidarydamas seniausią (o gal įdomiausią) laišką bei nesistengsi padaryti tvarkos laiškus archyvuodamas, tuomet tik imituosi darbą apie kurį rašiau.

Beje, jei laiško atsakymas užtrunka kelias minutes, jį peržiūrėjus derėtų atsakyti iškart. Nereikia multitask daryti atsitraukiant ir vėliau grįžtant prie to paties darbo. Per greitai atrašytų laiškų nebūna, o klientai darbo dienomis atsakymo negavę per pusdienį, jaučiasi esantys nesvarbūs.

Jei kyla daugiau klausimų, susisiek.

Tautvydas

Vadovauja kompiuterių nuomos įmonei nuo 2015 m. Rašo apie nešiojamus kompiuterius, programas verslui ir knygų apžvalgas.

Kontaktai