Kaip bendrauji su kolegomis?

Rašai kolegai į Facebook Messenger ar Viber? Atsiranda kolegų, kurie nenaudoja vienos ar kitos programos? O gal dirbi archajiškoje įmonėje, kur darbuotojai turi tik savo email ir telefono numerį? Ir kiekvieną pasieksi tik rašydamas email arba siųsdamas SMS?

Dirbdami iš skirtingų vietų jau keli metai naudojome Viber programėlę, kurią įsirašėme ir į kompiuterius. Esminis Viber trūkumas buvo tai, kad visas bendravimas nors ir buvo istorijoje, tačiau dažnai užduotys ten pasimesdavo. Prieš daugiau nei pusmetį įmonėje nusprendėme įsidiegti ir ištestuoti Slack programėlę bendravimui. Išbandėme ir Discord programą. Kuo daugiau skirtingų variantų pabandai, tuo labiau supranti, kiek yra smulkių funkcijų, kurios pasirodo svarbios tik tuomet, kai jų nėra. Pavyzdžiui, ar žinutė peržiūrėta arba ar atrašinėjama į ją.

Kodėl tai svarbu?

Tinkama bendravimo programa būtina kiekvienam verslui ir yra nepamainomas įrankis įmonėms dirbančioms iš skirtingų vietų. Tai užtikrina greitesnę komunikaciją bei galimybę klausimus spręsti iškart.

Pagal ką rinktis bendravimo programėlę verslui?

Pagrindiniai poreikiai. Mano nuomone, susirašinėjimo programėlė visose įmonėse naudojama tam pačiam tikslui - greitai komunikacijai su kolegomis. Tam būtina įvertinti reikalingas funkcijas ir nedideles smulkmenas, programų skirtumus. Neįvertinus jų, tikėtina, kad neturėdama būtino funkcionalumo, programėlė greitai pradės erzinti ir grįši prie susirašinėjimo skirtingose vietose. Taigi, pasikalbėkime apie svarbiausias funkcijas.

Lengva ir paprasta pradėti naudoti. Programa turi būti pritaikyta tiek kompiuteriui, tiek išmaniajam telefonui. Tai atrodo elementaru ir kone visos programos taip veikia. Visgi, pamenu, kad Discord programėlė iPhone telefone nerodė pranešimų.

Naudojama ne darbui skirta programėlė tinka verslui? Programėlė gali būti jau naudojama (pavyzdžiui, Viber) arba diegiama atskirai (Slack, Google Chat, Office Teams ir siejama su el. pašto paskyra). Jau naudojamos programėlės privalumas, kad greičiau galima pradėti bendravimą. Visgi, ši dalis turi pagrindinį trūkumą - darbas maišomas su laisvalaikiu. Tai panašu į darbinio email naudojimą asmeniniams reikalams. Iš pradžių visai nieko, tačiau, kai gauni namų interneto tiekėjo pasiūlymus greta naujų pardavimo galimybių, pasidaro absurdiška. Dėl šios priežasties atskira įmonės programėlė yra logiškesnis sprendimas, kuris atskirs, kad čia diskutuojama darbiniais klausimais. Facebook Messenger darbams nėra tinkamas sprendimas!

Failų dalinimasis ir nuotraukų siuntimas. Vienose programose failai optimizuojami, kitur pakeičiamas net nuotraukos formatas. Discord ribojamas failo dydis iki 8MB, Slack 1GB. Svarbu įvertinti, kas reikalinga.

Video skambučiai. Pokalbių kambarys video formatu nėra būtina, tačiau puikus papildymas renkantis programą. Lyderis dėl audio kokybės yra Discord. 

Lyginame susirašinėjimo programas verslui: Slack, MS Teams, Discord, Google Chat

Grįžtant prie mūsų istorijos, pabėgus nuo Viber naudojimo darbo susirašinėjimams, pradėjome testuoti ir lyginti verslui skirtas programėles. Beprasmiška viskam naudoti atskirus sprendimus ir programų kūrėjus siekiant dirbti su geriausiais sprendimais. Dėl jų viskas tik tampa labiau komplikuota. Jei trumpai, pasirinkome Google Chat, nes naudojame Google Workspace - Gmail servisą savo darbe. Ir Google Chat turi kone visus išvardytus privalumus, kuriuos siūlo lyderiai. Visgi palyginkime populiariausius.

Slack - etalonas

Populiariausia susirašinėjimui įmonėje skirta programėlė. Iš pradžių atrodo nemokamai, tačiau sukaupus daugiau nei 10000 žinučių, senesnė susirašinėjimo istorija yra neberodoma. Atrodo smulkmena, tačiau susirašinėjimo viena būtinų sąlygų yra paieška. Ir tai reiškia, kad nemokamai ieškosi tik tarp naujausių įrašų. Priklausomai nuo komandos dydžio ir intensyvumo, vieni 10000 įrašų skaičių sukaupti gali per mėnesius, kiti - metus.

MS Teams - Office vartotojų programa

Microsoft Office paskyrų naudotojams puiki lyderio Slack alternatyva.

Discord - bendravimui žaidžiant?

Populiariausia bendravimo programėlė žaidimų pasaulyje. Pagrindinis išskirtinumas kambariai, kur tik spustelėjęs vieną mygtuką esi jame su aukšta garso kokybe. Trūkumas - nemokamai siųsti galima tik maks. 8MB failus.

Google Chat - Gmail vartotojams

Naudojantiems Gmail tai lengviausias ir logiškiausias kelias į greitos komunikacijos pasaulį. Google Chat - puiki alternatyva brangiai kainuojančiam Slack sprendimui.

Kaip pradėti naudoti Google Chat?

Jos nereikia nei siųstis, nei instaliuotis. Google Chat pasiekiama tiesiog prisijungus prie savo Gmail.

Kadangi susirašinėjimo yra daug ir nenoriu to maišyti su el. paštu, Chat susirašinėjimo pranešimus išjungiau Gmail programoje. Tai gali padaryti Settings→Chat and Meet→Chat: Off ir Save Changes. 

Norint naudoti atskirame lange Google Chat tiesiog parašyk naršyklėje chat.google.com , o paspaudęs šią ikoną Google Chrome naršyklėje įsidiegsi papildinį ir atsidarysi programą. Ją turėsi lyg instaliuotą kompiuteryje (tokį variantą naudojame įmonėje ir rekomenduoju, nes jis bus lyg Slack ar MS teams programos variantas). 

2 paprasti patarimai kaip dirbti Google Chat?

Kalbant apie susirašinėjimą, su kiekvienu patarimų neturiu, apart to, kad siekiant efektyvios komunikacijos reikėtų stengtis informaciją plėsti ją rašant ne asmeniškai, o suinteresuotųjų grupei, taip efektyviau supažindinant bei įjungiant visus su tema susijusius asmenis.

Suinteresuotųjų grupė - erdvė. Slack ir kitose programose tai vadinama kanalais (Channels), Google Chat erdvėmis (Spaces). Ir tai turbūt svarbiausias patarimas, nes nuo užvestų taisyklių priklausys ir darbo kokybė. Įmonė turėtų pagal darbo specifiką susikurti susirašinėjimo temas. Kuo paprasčiau ir mažiau, tuo geriau. Pas mane yra:

Bendra darbų erdvė (General) - visiems skirtas kanalas

Asmeninė (My) - kambarys asmeniškai sau, kuriame yra mano užrašinė

Laisvalaikis (Random) - kas nesusiję su darbu, laisvalaikio temos

Aptarnavimas (Support) - dažniausiai tai konkrečios užduotys su narių žymėjimu, arba atliktų darbų pažymėjimas. Šis kanalas skirtas tik aptarnavimui, tad kai nėra daug įrašų, lengva rasti susijusią istoriją

Susikūrus erdves turime vieną taisyklę - žinutėms reikalaujančioms atsakymo, naudojame žymėjimą. Paspaudus @ iššoka langas su susirašinėjimo asmenimis. 

Apibendrinimas

Siekiant paprastumo ir mažiau naujų paskyrų kūrimo, jei naudoji Google Workspace su Gmail, net nesvarstyk apie kitus variantus ir drąsiai rinkis Google Chat. Nei Slack, nei kita verslo susirašinėjimo programėlė stebuklo nepadarys. Jei naudoji Microsoft Office su email, Teams taip pat bus geriausias pasirinkimas.

Nenaudojančiam populiariausių el. pašto servisų, patarčiau rinktis tarp Slack (jei tik neriboja biudžetas) ir Discord (jei nesinori išlaidauti, bet norisi patogios darbo erdvės kompiuteryje).

Tautvydas

Vadovauja kompiuterių nuomos įmonei nuo 2015 m. Rašo apie nešiojamus kompiuterius, programas verslui ir knygų apžvalgas.

Kontaktai